Fattura elettronica senza codice destinatario e pec

Una delle preoccupazioni riguardo alla emissione della fattura elettronica è essere sicuri che il destinatario (cliente) le riceva. Perchè ciò avvenga è necessario inserire all'interno delle fatture elettroniche le informazioni necessarie affinche il Sistema di Interscambio (SdI) possa correttamente recapitarle.

A tal riguardo molte sono le richieste di chiarimenti che riceviamo: di seguito troverete la descrizione di tutti i casi in cui ci potremmo trovare quando dovremo emettere una fattura elettronica.

Quindi, quando a Gennaio ci troveremo ad emettere la fattura ci troveremo in una di queste situazioni:

1. Il cliente ci comunica il codice identificativo a 7 caratteri. 

​Questo, di norma, è il codice dell'intermediario che il nostro cliente ha scelto; le aziende "normali" non si accreditano presso lo SDI per la trasmissione via FTP perché è una procedura complicata e costosa. In questo caso indicheremo questo codice in fattura, oltre ovviamente ai dati del cliente.

2. Il cliente ci comunica la PEC.

In questo caso vuol dire che ha scelto la propria PEC per ricevere le fatture. In questo caso metteremo 7 zeri (0000000) nel campo per il codice identificativo e l'indirizzo PEC indicato nell'apposito campo. La pec può anche essere quella dell'intermediario che si e è scelto (è altrettanto degna quanto il codice a 7 caratteri).

3. Il cliente ha registrato il proprio indirizzo telematico

Questa procedura viene svolta presso il portale fatture e corrispettivi dell'agenzia delle entrate inserendo li o il codice a 7 caratteri o la pec; in questo caso qualunque cosa noi (cioè il fornitore) scriveremo nella fattura questa verrà comunque recapitata all'indirizzo registrato. In questo caso la cosa più semplice che un cliente possa fare è quindi dire ai fornitori: metti pure 7 zeri (codice che identifica il cassetto fiscale del cliente) perché tanto ho registrato il mio indirizzo telematico e la fattura arriva dove ho deciso io, (e quindi non rimane nel mio cassetto fiscale ma mi verrà recapitata all'indirizzo registrato). 

4. Il cliente non ha registrato il proprio indirizzo telematico, non dispone di un codice e non si ricorda la PEC.

In questo caso il fornitore emetterà la fattura indicando i 7 zeri e questa verrà recapitata nel cassetto fiscale del cliente che potrà però registrarla e scaricare l'iva ad essa relativa solo nel momento in cui entrerà nel cassetto medesimo e ne prenderà visione: non si può scaricare la fattura di cortesia che eventualmente il fornitore ha stampato in quanto questa NON è una fattura. In questo caso è fatto obbligo al fornitore di notificare al cliente che ha una fattura nel cassetto fiscale inviandogli una copia analogica di cortesi mediante la posta elettronica tradizionale o tramite posta ordinaria (quella con il francobollo per intenderci).

5. Il cliente è un privato che ha però bisogno della fattura.

In questo caso è nel suo diritto ricevere fatture anche in formato cartaceo, quindi chi emette la fattura dovrà emettere sia la copia elettronica (perché lui è invece obbligato per legge) che quella cartacea perché per il suo cliente in questo caso è assolutamente valida essendo un privato cittadino. In ogni caso una copia della fattura elettronica verrà recapitata anche nel cassetto fiscale del cliente privato.

La natura e le caratteristiche del destinatario determinano la compilazione di alcuni campi della fattura elettronica e in alcuni casi anche la modalità di recapito.

In questo capitolo parleremo della fatturazione elettronica nei confronti di un Privato senza partita IVA, il nostro cliente o consumatore finale (o, come definito dalla normativa, cessionario o committente). Quali campi bisogna compilare e quali possono lasciare vuoti? Come indicare delle informazioni, quando il destinatario non ne è in possesso (ad esempio, il codice destinatario)? Come fargli avere la fattura: basta inviarla tramite il Sistema di Interscambio (SdI), oppure serve altro? Rispondiamo a tutte le domande.

La fatturazione elettronica verso Privati è obbligatoria

La fatturazione elettronica verso i Privati è un obbligo entrato in vigore il 1°gennaio 2019, per effetto della legge di bilancio 2018. Riguarda anche le operazioni B2C, cioè la cessione beni mobili e immobili effettuata da un operatore IVA verso un cliente o consumatore.

Rimane valida l’esclusione dall’obbligo di alcuni soggetti. Quindi, ad esempio, i contribuenti in regime forfettario non sono obbligati a presentare la fattura elettronica a Privati senza partita IVA, ma la possono adottare su loro libera scelta.

Come emettere fattura elettronica a Privato senza partita IVA: 4 casi

Rientri nell’obbligo di fatturazione elettronica per le operazioni B2C?
In base alle caratteristiche del destinatario e ai dati che il cliente (o consumatore) ti ha fornito, dovrai seguire alcune regole: ti permetteranno di compilare e inviare la fattura nel rispetto delle disposizioni vigenti e a evitare alcune notifiche di scarto del SdI (Sistema di Interscambio).

1.Privato senza codice destinatario, né PEC

I consumatori finali non sono obbligati né a dotarsi di un codice destinatario, né di una PEC per ricevere le fatture elettroniche.

Ecco, quindi, come emettere fattura elettronica a un Privato che è privo di codice univoco e di indirizzo PEC.
In fase di compilazione, dovrai:

• inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale “0000000” (7 zeri),
• non compilare il campo “IdFiscaleIVA” che corrisponde all’eventuale Partiva IVA posseduta (in quanto il destinatario non ha Partita IVA), ma specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”,
• lasciare vuoto il campo “PECDestinatario”.

Per trasmettere la fattura al destinatario, dovrai seguire le disposizioni del Provvedimento 89757 del Direttore dell’Agenzia delle entrate, secondo cui

• il SdI recapita la fattura elettronica al cliente/consumatore mettendola a disposizione nella sua area riservata sul sito web dell’Agenzia delle entrate;
• tu dovrai obbligatoriamente consegnare al cliente/consumatore una copia informatica o analogica (che lui possa leggere, come ad esempio una stampa su carta, che possa ricevere tramite e-mail, con un allegato in formato pdf) e gli dovrai comunicare che potrà visualizzare la fattura elettronica nella sua area riservata sul sito web dell’Agenzia delle entrate.

Come riuscire ad ottenere una stampa o una copia in pdf da una fattura elettronica che, come abbiamo visto, è scritta in linguaggio XML? Alcuni software permettono di convertire il file della fattura nel formato desiderato.

Il software di fatturazione elettronica Fatture in Cloud, ad esempio,ti permette in un clic di salvare sul tuo PC una copia della fattura in pdf o di stamparla, oppure di inviare direttamente la copia della fattura via mail al destinatario.

2. Privato senza codice destinatario, ma con PEC

In alcuni casi (molto meno frequenti rispetto al primo), potrebbe capitare che il tuo consumatore/cliente abbia un indirizzo PEC e che te lo comunichi.

Dovrai compilare la fattura come segue:

• inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale “0000000” (7 zeri),
• non compilare il campo “IdFiscaleIVA” che corrisponde all’eventuale Partita IVA posseduta (in quanto il destinatario non ha Partita IVA), ma specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”,
• completare il campo “PECDestinatario” con l’indirizzo che ti è stato fornito.

Per quanto riguarda l’invio e la notifica della fattura, riferendoci sempre al Provvedimento 89757 del Direttore dell’Agenzia delle entrate:

• il SdI recapita la fattura elettronica alla PEC indicata nel file della fattura;
• se il recapito non fosse possibile, per problemi tecnici non imputabili al SdI (ad esempio, perché la casella PEC è piena o non attiva), il SdI mette comunque a disposizione del destinatario la fattura elettronica all’interno della sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate e ne dà notizia al soggetto trasmittente (quindi a te). Tu, a tua volta, sei tenuto ad informare in modo tempestivo al cliente/consumatore del mancato recapito, invitandolo a controllare la propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle entrate; se vuoi, alla comunicazione puoi allegare una copia informatica o analogica della fattura.

3. Privato con codice destinatario

Il tuo cliente/consumatore può essere dotato di un codice destinatario per la fattura elettronica (ricordi cos’è? Lo trovi nei modi per indicare il destinatario di una fattura elettronica). È un caso ancora più raro rispetto ai precedenti, ma, comunque, può verificarsi.

Nella fattura dovrai:

• inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice destinatario che ti è stato comunicato,
• non compilare il campo “IdFiscaleIVA” che corrisponde all’eventuale Partita IVA posseduta (in quanto il destinatario non ha partita IVA), ma specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”,
• decidere se completare o no il campo “PECDestinatario”: non è obbligatorio, perché in questo caso il dato predominante, cioè quello che utilizzerà il SdI in primo luogo per recapitare la fattura, è il codice destinatario.

In merito all’invio, considerato ancora una volta il Provvedimento 89757 del Direttore dell’Agenzia delle entrate:

• Il SdI recapita la fattura all’indirizzo corrispondente al codice destinatario; se il codice destinatario è inesistente, il sistema invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente (a te);
• se il SdI non riesce a trasmettere la fattura al destinatario, per problemi tecnici non imputabili alla piattaforma, la fattura viene messa a disposizione sul sito dell’Agenzia delle entrate, nell’area riservata del destinatario. Tu, a tua volta, dovrai avvisare il cliente/consumatore del mancato recapito, invitandolo a controllare la propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle entrate e, nella comunicazione, potrai inviargli anche una copia informatica o analogica della fattura.

4. Privato Estero

L’ultimo caso che andiamo ad esaminare è come emettere fattura elettronica a un privato estero.

Nella fattura elettronica a lui destinata, dovrai:

• inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice “XXXXXXX” (7 volte X),
• indicare nel campo “CodiceFiscale” il codice fiscale del destinatario (se ne sei in possesso),
• non compilare il campo “IdFiscaleIVA” che corrisponde all’eventuale Partita IVA posseduta (in quanto il destinatario non ha partita IVA), ma specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”, se esistente.

Il SdI non è in grado di recapitare la fattura all’estero, perché il sistema di fatturazione elettronica presieduto dal sistema è in vigore solo in Italia.
Dovrai essere tu a consegnare al tuo cliente/consumatore una copia della fattura, cartacea o in un formato che lui possa leggere (ad esempio, un pdf).

L’emissione della fattura elettronica destinata a un cliente fuori dall’Italia non determina solamente il modo di indicare il destinatario, ma la compilazione di altri campi. Lo approfondiremo nel capitolo dedicato alla fatturazione elettronica verso l’estero.

Ora invece vediamo come compilare la fattura elettronica se quando il destinatario non è un Privato senza partita IVA, ma una Pubblica Amministrazione.

Questo contenuto è aggiornato al 2022.

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